ECOBANK BURUNDI

TERMES DE RÉFÉRENCE D'APPEL D'OFFRES POUR LES SERVICES DE NETTOYAGE ET ENTRETIEN DES LOCAUX D'ECOBANK BURUNDI

1. DESCRIPTION DE LA MISSION

Ecobank Burundi est à la recherche des prestataires de services de nettoyage : bio-nettoyage, désinsectisation et de dératisation hautement outillés, expérimentés et reconnus pour la prestation de ces services et la production de rapports techniques y relatifs.

2. OBJECTIFS DE LA MISSION

Le présent avis de marché concerne le recrutement d'une entreprise en charge des services de nettoyage dans les différents bureaux et locaux de la Banque en l'occurrence les halls d'entrée, les différents niveaux de bureaux individuels et collectifs, les agences et guichets, les GABs, salles de réunion, cantines, salles d'archive, etc. Avant de soumettre leurs offres, les soumissionnaires sont invités à visiter les différents endroits pour s'enquérir du volume du travail et l'état des besoins (Main d'œuvre, matériel. matière, méthodologie, plan de bionettoyage, etc.),

3. LE CAHIER DES CHARGES 

3.1. Le travail de bio nettoyage se fait tous les jours, 7 jours/7 de 07h à 17h30

a) Hall d'entrée et salles d'attente, Guichets automatiques, Couloirs, Bureaux, salles de réunion:

• Nettoyer : Les surfaces horizontales et dégagées à hauteur de main, telles que les tablettes de bureaux, les tables, les armoires basses et les tablettes de fenêtres ; le matériel de bureau tel que les appareils téléphoniques et lampes de bureau, les points de contact tels que les poignées de portes et les interrupteurs....

• Enlever les toiles d'araignée sur toutes les surfaces verticales et les angles avec le plafond.

• Brumiser : Les salles de réunion.

• Collecter les déchets :

• Détacher les autres surfaces à portée de main, telles que mobilier, portes et cloisons ;
• Aspirer les tapis, polir !e mobilier et enlever les tâches solubles dans l'eau. 

b) Sanitaires :

• Collecter les déchets,

• Nettoyer les sols.

• Nettoyer la robinetterie, les miroirs, lavabos, distributeurs de savon, W.C. et urinoirs. Nettoyer les points de contact tels que les poignées de portes, de fenêtres et les interrupteurs.

• Détartrer : Enlever les tâches, traces de doigts et éclaboussures à portée de main autour des lavabos, des urinoirs, sur les portes et les cloisons

La société est tenue de distribuer les papiers de toilette, savons et essuie-tout qui sont achetés par la Banque et dont le stock est géré par les services d'EBS.

c) Cantine

• Nettoyer les surfaces horizontales et dégagées à hauteur de main, telles que dessus de tables et tablettes de fenêtres, les assises des chaises, la face avant des distributeurs de boissons et frigidaires, les points de contact, tels que les poignées de portes et les interrupteurs.

• Nettoyer les portes vitrées et les armoires

• Nettoyer et laver les corbeilles à papier ;

• Ranger les chaises et les tables

• Nettoyer le sol.

• Assainissement (désinsectisation, dératisation) ;

d) Extérieur du bâtiment

Nettoyer le trottoir, les abords du bâtiment et les paillassons (moquettes, descentes...) plus ou moins à fond selon le degré de crasse et de saleté.

e) Parking, garage, voies d'accès, Trottoirs, Extérieurs.

• Enlever les papiers, les poussières, les toiles d'araignée, les déchets et détritus.

• Entretien de l'espace jardin des agences

• Ranger les surfaces de stockage des déchets et les conteneurs.

f) Gestion des déchets 

Rassembler les déchets dans un endroit réservé à cette fin pour chaque site en vue de leur collecte dans les conditions respectueuses de l'environnement en tenant compte des règles de l'art sur la filière de leur traitement.

g) Autres tâches supplémentaires 

Exécuter des tâches supplémentaires consistant à nettoyer les salles de réunions, le hall d'accueil, les toilettes et leurs abords après les cérémonies et festivités organisés pendant ou après les heures de travail officielles.

• Nettoyer les toilettes et les urinoirs

• Reconstituer les stocks de papier toilette, de savon et de papier essuie-mains ;

• Vider les poubelles

• Nettoyer le sol

• Enlever les déchets des salles de réunion ;

• Enlever les tasses et sous-tasses sales

• Enlever le papier non utilisé selon les instructions

• Essuyer les tables

• Nettoyer les traces de doigts et autres tâches sur les portes d'entrée en verre

• Nettoyer les tapis de sol en fibres de coco et le trottoir à l'entrée de l'immeuble ;

• Effectuer d'autres travaux à la demande.

3.2. Trois fois (3) par semaine

• Nettoyage spécial (polir, décrasser} les surfaces de marbre

• Nettoyer la cage d'escaliers (marches et contremarches) et les paliers.

3.3. Deux fois (2) par mois

• Nettoyer les aires destinées au stockage et à l'archivage

• Nettoyer le parking et les extérieurs. Dépoussiérer les appareils et enlever les toiles d'araignées,

3.4. Chaque fois que de besoin

• Nettoyer les surfaces horizontales dégagées telles que les dessus de chambranles de portes. les plinthes, les dessus de cadres et extincteurs, les tuyauteries,

• Nettoyer les couches de poussière.

• Nettoyer à l'eau le trottoir, la devanture et les extérieurs.

• Nettoyer les deux faces des vitres donnant sur l'extérieur et essuyer les châssis fermés.

• Nettoyer les stores en aluminium

• Nettoyer les deux faces vitrées des cloisons intérieures et des portes vitrées, ainsi que leurs châssis.

3.5. Une fois (1) par trimestre

• Nettoyer en profondeur les moquettes (shampouinage) selon des méthodes de nettoyage et de détachage permettant un séchage rapide.

• Nettoyer les cache-néons et les abat-jours.

• Nettoyer les radiateurs.

4. CONDITIONS DE TRAVAIL 

41. Programme des prestations

Toutes les tâches de Bio nettoyage doivent être effectuées tous les jours y compris les jours fériés ou de congé pour autant que les portes de la Banque et ses agences sont ouvertes.

La réalisation des activités de bio nettoyage précède et accompagne les activités de soins. Toutefois des situations d'urgence qui exigent le nettoyage et/ou la désinfection des lieux doivent être pris en compte.

4.2. Système de sécurité

Le personnel de nettoyage signera dans un registre à l'entrée et à la sortie de la banque. Le personnel de nettoyage devra porter un uniforme et un badge pendant toutes les heures de travail. Les badges doivent être personnels et dûment sécurisés pour ne pas faciliter une quelconque intrusion.

4.3. Locaux mis à disposition de la société de nettoyage

• Un local de stockage fermant à clé ;

• Un vestiaire.

4.4. Produits, équipements et services fournis par le prestataire

Les produits de bio nettoyage seront fournis et répartis par le prestataire qui doit veiller aussi à fournir des uniformes appropriés et un équipement de sécurité adapté à l'utilisation de différents matériels et produits de nettoyage.

L'utilisation des produits doit être conforme aux critères environnementaux appropriés, et tenir compte de la santé, de l'hygiène et de la sécurité du personnel, des clients et du public.

4.5. Matériel minimum requis

Les chariots. Les gants, Machines auto-laveuse, les torchons, les raclettes, -Machines de traitement et séchage des torchons, etc...

4.6. Emploi du personnel

La société de nettoyage fournira des informations relatives à une procédure de sélection et de recrutement du personnel.

• Fournir un tableau de services comportant des informations sur les horaires de travail et la durée des prestations ;

• Un plan de nettoyage selon le poste de travail.

5. PROFIL DE LA SOCIÉTÉ

Composantes du dossier à fournir 

1) Autorisations d'exercer en vertu du code d'hygiène et assainissement

2) Preuve de capacité technique et professionnelle du personnel de la société;

3) Les conditions administratives (raison sociale ; immatriculation, attestation de non-redevabilité, registre de commerce, le NIF et le N° d'affiliation à l'INSS)

4) Une preuve d'expérience de la société dans les services professionnels de nettoyage.

5) Organigramme illustrant le système de gestion et d'appui technique aux activités de nettoyage ;

6. DATE DE DÉMARRAGE ET DURÉE DE LA PRESTATION

• Date de démarrage

Le contrat est censé prendre effet à compter du 01/11/2023,

• Durée :

La durée de la prestation est d'une année pouvant être renouvelable sur la même période.

7. RAPPORTS

Le prestataire retenu présentera un programme d'activités annuel pendant la durée du contrat au set vice d'hygiène et Assainissement.

A la fin de chaque trimestre, un rapport sommaire des tâches effectuées comportant d'éventuelles recommandations sera soumis à la Direction Générale de la Banque 

8. LA PROPOSITION FINANCIERE SERA PRESENTEE SOUS CETTE FORME : (*) HT HORS TAXES

a) Visite de site

Le(s) prestataire(s) intéressés à soumettre une offre devront effectuer au préalable une visite de site pour évaluer l'existant.

La visite des différents sites est prévue du 05 au 07 SEPTEMBRE 2023 de 15h00 à 17h00.

b) Dépôt des offres :

-Une caution de soumission d'un montant de Cinq Millions de Francs Burundais (5 000 000 FBU) est exigée. Elle sera non remboursable au soumissionnaire-gagnant qui se désistera et remboursable aux soumissionnaires non gagnants.

-Les offres techniques sont contenues dans une enveloppe sou pli fermé avec mention « offre technique en gras caractère » et les offres financières dans une enveloppe sous plis ferme avec mention « offre financière ». Les deux enveloppes seront réunies dans une aussi sous pli fermé avec mention « offre pour la sélection d'une société de nettoyage et d'entretien des locaux » déposée au plus tard 15/09/2023 à 17 heures à l'adresse ci-dessous :

ECOBANK BURUNDI

6, Rue de la science

BP 270 BUJUMBURA-Burundi

(Le dépôt de l'offre sera sanctionné par un récépissé de réception mentionnant le nom de la société et le nom complet du remettant de l'offre)

NB: Les offres transmises ne respectant pas les conditions de soumission seront rejetées.